Online-Bewilligungen / Serviceorganisation eFormulare

Bezug zur Strategie

Das Projekt «Online Bewilligungen / Serviceorganisation eFormulare» leistet einen Beitrag zur Umsetzung der Strategie Digitale Verwaltung. Folgende strategischen Ziele sind dabei im Fokus:

  • Strategisches Ziel 1: «Vereinfachung und Ausbau des digitalen Leistungsangebots»
  • Strategisches Ziel 2: «Verbesserung der Rahmenbedingungen für Akzeptanz, Zugänglichkeit und Anwendung von Online-Angeboten»

Mit diesem Vorhaben werden folgende zwei Projekte gemeinsam bearbeitet, die im Impulsprogramm zur Umsetzung der Strategie Digitale Verwaltung festgelegt wurden:

  • «Elektronische Abwicklung Bewilligungsverfahren» (IP 1.4)
  • «Einheitliche und einfache Online-Formulare kantonsweit einführen» (IP 2.2) 

Ausgangslage

Im ganzen Kanton Zürich sind heute rund 1 900 Formulare verfügbar. Diese sind über die kantonale Webseite in unterschiedlichen Formaten (Word, PDF, html, weitere) abrufbar und können auf unterschiedliche Weisen ausgefüllt und an die jeweilige kantonale Stelle übermittelt werden: manuell ausgefüllt, elektronisch ausgefüllt, mit oder ohne Unterschrift, mit Versand via E-Mail, Fax oder Post. Diese Formulare sind heute sehr heterogen und im Erscheinungsbild uneinheitlich präsentiert. Dies soll mit dem genannten Vorhaben IP 2.2 zu den Online-Formularen vereinheitlicht und vereinfacht werden. Die Eingabemasken sollen gegen aussen standardisiert und für die Erstellung mit wiederverwendbaren Komponenten gestaltet werden.

Für die Skalierung der Formular-Umsetzung (Ablösung der bestehenden Formulare und Erstellen von neuen Formularen) im gesamten Kanton ist die Konzeption einer Serviceorganisation nötig.

Der dahinterliegende Prozess (Bewilligung/Genehmigung) nach der Datenerfassung über ein Formular gestaltet sich heute ebenfalls je nach Geschäftsfall und je nach Organisationseinheit sehr unterschiedlich und noch nicht durchgängig digital. Mit dem Vorhaben IP 1.4 soll anhand einiger konkreter Geschäftsfälle aus der Gesundheitsdirektion der im Projekt «Geschäftsarchitektur für die Digitale Verwaltung» (IP 7.3) entwickelte Referenzprozess angewendet, geprüft, verifiziert und angepasst werden. Im Rahmen des Projekts werden Muster-Geschäftsfälle aus der Gesundheitsdirektion, der Sicherheitsdirektion und der Volkswirtschaftsdirektion umgesetzt. Aus den Ergebnissen und Erkenntnissen werden Good Practices für weitere Vorgehen im gesamten Kanton abgeleitet.

Ziele

  • Musterumsetzung von Online-Formularen
  • Vorgehen zum wirtschaftlichen und einheitlichen Umsetzen von Online-Formularen im gesamten Kanton erarbeiten
  • Die nötige Organisation für diese Umsetzung konzipieren
  • Abstimmung des Referenzprozesses (Projekt IP 7.3) anhand konkreter Geschäftsfälle
  • Musterumsetzungen von Bewilligungsverfahren auf prozessualer und applikatorischer Ebene
  • Werkzeugkasten für weitere Umsetzungsprojekte erstellen und verfügbar machen